Gabinete de direcção: o espaço onde se decide e onde se recebe
Em Portugal, o gabinete continua a ser o lugar onde o cliente é recebido e onde o contrato se assina. Como projectá-lo para impressionar à entrada e para trabalhar nove horas por dia.
Em Portugal, o gabinete de direcção não perdeu o peso que perdeu noutros países da Europa. O advogado que recebe o cliente, o administrador que assina com o fornecedor, o médico que dirige a clínica, o empresário do Norte que recebe a delegação estrangeira – todos continuam a receber num gabinete, e o visitante lê nesse gabinete, antes de qualquer palavra, o critério de quem o ocupa. Ao mesmo tempo, a cultura de gestão mudou: o director quer estar visível e próximo da equipa, não fechado ao fundo do corredor, e o gabinete passou a acumular a função de pequena sala de reuniões. Projectar um gabinete de direcção em Portugal é, por isso, conciliar duas exigências que parecem opostas: ser representativo para quem entra pela primeira vez e ser confortável para quem lá passa nove horas em frente ao ecrã.
Um gabinete projecta-se em quatro decisões: a localização no escritório, a classe acústica da parede e da porta, a luz e só depois o mobiliário. A localização decide se o gabinete é lido como acessível ou distante – funciona melhor na margem do open space, com vidro para a zona comum. A classe acústica decide se a conversa sobre salários ou sobre a venda da empresa fica lá dentro. A luz, em Lisboa como no Porto, é forte e baixa no Inverno e implacável nas tardes de Verão: a secretária tem de ficar bem orientada e as protecções solares têm de ser reguláveis. O mobiliário escolhe-se como um conjunto: uma secretária com a profundidade certa, uma cadeira que aguente o dia inteiro, três cadeiras leves à volta de uma pequena mesa onde o visitante não se senta como quem vai ser interrogado, e arrumação que esconde o quotidiano e mostra o que foi escolhido de propósito.
A La Mercanti trabalha com arquitectos, gestores de instalações e administrações em Portugal exactamente nessa coerência: mobiliário italiano escolhido em relação ao conjunto e ao espaço, e não peça a peça de catálogo. Envie-nos a planta e algumas linhas sobre como o gabinete é usado numa semana normal – respondemos com uma proposta que resulta na visita do cliente e numa terça-feira de Janeiro.
Inspirações
Perguntas Frequentes
Que dimensão deve ter um gabinete de direcção para ser representativo sem parecer um salão?
A experiência dos projectos em Portugal aponta para 16 a 24 metros quadrados, se o gabinete tiver de acolher a zona de trabalho e uma zona de conversa para três ou quatro pessoas sem parecer excessivo. Abaixo de 14 metros, a zona de conversa reduz-se a duas cadeiras em frente à secretária e o visitante senta-se como quem espera uma sentença. Acima de 30, o espaço começa a comunicar uma distância que a maioria dos directores portugueses já não quer comunicar – e que um cliente alemão ou nórdico lê como sinal da cultura da empresa. Mais importante do que a área é a divisão: cerca de 60 por cento para a zona de trabalho, com secretária e arrumação, e o resto para uma mesa com três ou quatro cadeiras leves, dispostas para que ninguém dê as costas à porta. Se a planta não permitir as duas zonas, reduz-se a secretária, nunca a zona de conversa: é nela que se decidem as negociações.
Gabinete com vidro para o open space: como garantir a reserva de uma conversa sobre salários ou sobre a venda da empresa?
Especificando a classe acústica da parede e da porta antes da encomenda, e não esperando que o vidro chegue. Uma parede de vidro simples com juntas correntes atenua muito menos do que uma solução de vidro duplo com juntas vedadas, e a diferença ouve-se a olho nu do lado de fora com a porta fechada. O ponto fraco é a porta: uma porta de vidro sem batente e sem vedante inferior deixa passar o som, seja qual for a qualidade da parede. Dentro do gabinete, as superfícies macias – alcatifa, cadeiras estofadas, um painel acústico na parede atrás da secretária – baixam o nível sonoro, e chega menos ao vidro. Exija ao fornecedor valores documentados, não descrições, e verifique se as condutas de ventilação e o pavimento técnico não criam um caminho para o som à volta da parede. A privacidade visual resolve-se com uma faixa fosca à altura dos olhos ou uma cortina que só se fecha quando é preciso. Nada disto é caro à escala do projecto, mas tudo tem de estar decidido antes de a parede ser encomendada.
Como orientar a secretária num gabinete virado a sul, com o sol baixo do Inverno a bater no ecrã?
Com a janela de lado ou nas costas, nunca em frente ao ecrã, e com uma protecção solar regulável sem escurecer o gabinete. Em Portugal, o problema é duplo: no Inverno o sol entra baixo e bate no monitor de lado a meio do dia; no Verão, a tarde a sul torna a zona da janela inutilizável sem estores. Um gabinete planeado num dia nublado de Novembro descobre o segundo problema em Julho. A secretária coloca-se de modo a que a luz entre de lado, num ângulo sem reflexos, e a zona de conversa de modo a que o visitante não fique de frente para a janela. A iluminação artificial sobrepõe-se em três níveis: um geral que não encandeia, um de trabalho junto à secretária e um mais quente na zona de conversa. Em Lisboa e no Porto, o plano de luz desenha-se para as duas estações extremas, não para o dia da visita ao imóvel.
O gabinete pode funcionar como pequena sala de reuniões quando o director está fora?
Pode e deve – em muitas empresas portuguesas é esse uso que justifica os metros. Isso pressupõe uma zona de conversa desenhada como tal, com uma pequena mesa redonda ou oval e três ou quatro cadeiras leves, e não como duas cadeiras diante da secretária. Um ecrã pequeno na parede junto à mesa permite uma videoconferência sem mudar de sala, o que conta todos os dias numa empresa com equipa em Lisboa, no Porto e em Braga na mesma semana. A secretária fica de modo a que o ecrã do director não se leia da mesa e a que ele se levante e vá para a mesa sem pedir aos visitantes que se afastem. Se o gabinete for reservável por outros, entra no sistema de reservas como uma sala normal, com uma regra simples: nenhum documento pessoal fica à vista. Assim, o gabinete torna-se a sala pequena mais usada da empresa, e não uma divisão vazia com um nome na porta.
Como evitar que o gabinete seja uma montra do gosto do director em vez do cartão de visita da empresa?
Começando o briefing pela empresa e não pelo catálogo. Os gabinetes que sobrevivem à mudança de administração estão decorados na linguagem da empresa: materiais, cores e proporções reconhecíveis da recepção e das salas de reuniões, para que o espaço seja lido como parte do escritório e não como um quarto privado alugado durante um mandato. Em concreto: pelo menos um material repete-se das zonas comuns, a parede atrás da secretária é a única assinatura verdadeira do espaço, e os objectos pessoais têm um lugar definido. Um novo director deve poder instalar-se com a sua cadeira e alguns objectos seus sem trocar pavimento e paredes. Nas empresas portuguesas, onde a administração muda mais depressa do que o equipamento, é o teste mais prático para saber se o gabinete foi feito para a função ou para a pessoa.
Que exigências da legislação sobre locais de trabalho se aplicam ao gabinete de direcção?
As mesmas que a qualquer outro posto de trabalho. A legislação portuguesa sobre segurança e saúde nos locais de trabalho não distingue quem ocupa a divisão: iluminação natural, ventilação, área e volume mínimos por pessoa, temperatura e ruído aplicam-se ao gabinete do administrador como ao open space. Um gabinete sem janela, que por vezes resulta de uma sala de reuniões convertida, não cumpre os requisitos de um posto de trabalho permanente, por mais bem decorado que esteja. Para além do mínimo, conta a função: a secretária regulável em altura deixou de ser um privilégio, a cadeira tem de suportar nove horas seguidas, as cadeiras dos visitantes uma conversa de uma hora. Vale a pena envolver o técnico de segurança na fase de projecto e não na vistoria – e um gabinete que cumpre as mesmas regras que o open space transmite um sinal de igualdade que a maior parte das administrações portuguesas quer hoje transmitir.
Como planear um gabinete de direcção em cinco passos: da semana de trabalho à primeira conversa de porta fechada
Escrito para gestores de instalações, arquitectos e administrações que vão criar ou renovar o gabinete da direcção. Cinco passos que ordenam as decisões pela ordem certa, para que o mobiliário seja a última escolha e não a primeira – e para que o gabinete funcione em Janeiro e em Julho, não só no dia da visita.
Descreva uma semana normal no gabinete, não o cargo na porta
Escreva o que acontece realmente no gabinete numa semana típica: horas em frente ao ecrã, conversas a dois, pequenas reuniões de três ou quatro pessoas, videoconferências e quantas vezes a divisão é usada por outros quando o director está fora. Essa lista decide a divisão entre zona de trabalho e zona de conversa, a necessidade de um ecrã na parede, a exigência acústica e se o gabinete entra no sistema de reservas. Um gabinete usado duas horas por semana para conversas reservadas decora-se de forma diferente de um que acolhe reuniões todos os dias. O cargo não diz nada sobre isto; a semana diz tudo.
Escolha a localização no escritório e oriente a secretária pelo sol
Coloque o gabinete na margem do open space, visível da zona comum e afastado das fontes de ruído: máquina de café, impressora, entrada. Lá dentro, a secretária fica com a janela de lado ou atrás, para que o sol baixo do Inverno nunca bata no ecrã de frente, e com estores reguláveis para a tarde de Verão. Verifique a orientação com uma bússola e a trajectória do sol em Dezembro e em Julho, não só no dia da visita. Disponha a zona de conversa de modo a que os visitantes se sentem sem passar por trás do director e sem ficar de frente para uma janela que encandeia. Planeie a luz em camadas desde já, porque as infra-estruturas entram no tecto antes de ele fechar.
Decida a classe acústica antes de encomendar a parede de vidro
Defina o nível de reserva que o gabinete tem de garantir – negociações, conversas de recursos humanos, reuniões correntes – e traduza-o em requisitos: atenuação da parede de vidro, batente e vedantes da porta, superfícies macias no interior. Exija valores documentados para parede e porta e verifique os caminhos do som pela ventilação e pelo pavimento técnico. Planeie ao mesmo tempo uma faixa fosca ou uma cortina para a privacidade visual. Esta decisão não se corrige depois sem trocar a parede, e é a causa mais frequente de gabinetes novos que ficam vazios, com as conversas importantes a mudarem-se para uma sala distante.
Escolha secretária, cadeira, cadeiras de visita e arrumação como um só conjunto
Só agora se escolhe o mobiliário, e escolhe-se em relação ao conjunto e ao espaço. A profundidade da secretária determina a distância ao ecrã e, portanto, o conforto; a cadeira tem de ter regulações para o dia inteiro e não apenas boa figura; as cadeiras de visita têm de aguentar uma hora de conversa; a arrumação esconde o quotidiano e mostra o que foi escolhido de propósito. Repita pelo menos um material das zonas comuns, para que o gabinete pertença ao escritório. Confirme que os cabos do ecrã, do carregamento e da videoconferência podem passar escondidos desde o primeiro dia. Escolha para dez anos de uso, não para um mandato.
Teste o gabinete durante duas semanas normais antes de o dar por terminado
Deixe o director trabalhar no gabinete durante duas semanas normais, com pelo menos três conversas reservadas e algumas videoconferências, e percorra depois três perguntas: o que encandeou, o que se ouviu de fora, o que foi mudado de sítio. Pequenos ajustes – outra altura de cortina, mais uma cadeira, um painel acústico na parede – custam pouco agora e muito daqui a um ano. Registe também como a divisão é usada na ausência do director. Se se revelar a sala pequena mais requisitada da empresa, ajuste o sistema de reservas e as regras, para que o gabinete seja usado sem constrangimento e não fique vazio como símbolo.