Open space e postos de trabalho: o híbrido que funciona à terça
Postos de trabalho, zonas e acústica projectados como um sistema – para um open space português que tem de funcionar nos dias em que todos vêm e cumprir a legislação todos os dias.
O open space chegou a Portugal com os centros de serviços partilhados, as tecnológicas e a banca, e foi medido durante anos por uma única régua: quantos postos cabem no piso. Quem se sentou nesses postos conhece o resultado – ruído, nenhum sítio para atender o telemóvel, salas de reuniões ocupadas por uma pessoa em videoconferência. Desde que o teletrabalho passou a estar regulado no Código do Trabalho e o regime híbrido se generalizou, as empresas reduziram área e têm de fazer caber mais funções em menos metros. A legislação sobre locais de trabalho continua a fixar o mínimo, mas um open space que só cumpre o mínimo não é um lugar a que o trabalhador volte de casa com vontade. A diferença entre um espaço que funciona e um que é motivo de queixa está no que rodeia a secretária: nos armários que dividem o espaço, nas superfícies que absorvem o som onde se fala, nas pequenas salas a poucos passos de cada posto e no cacifo que dá a quem não tem secretária fixa um lugar seu.
O posto de trabalho é um sistema: secretária, cadeira, acústica, arrumação e divisão em zonas projectam-se em conjunto, não pela ordem em que aparecem no catálogo. O ritmo de trabalho português tem exigências próprias. Terça, quarta e quinta são dias cheios; segunda e sexta são dias vazios – e um open space que só funciona com ocupação média falha dois dias por semana. A luz do Sul é uma vantagem e um problema: as fachadas envidraçadas de Lisboa e do Porto tornam os postos junto à janela inabitáveis nas tardes de Verão sem protecção solar, e no Inverno o sol baixo reflecte-se nos ecrãs. A hora de almoço é longa e social, e o café a meio da manhã e a meio da tarde é uma instituição que o espaço tem de acolher sem que ela perturbe quem trabalha. Um bom projecto tem tudo isto em conta antes de desenhar a primeira secretária.
A La Mercanti projecta ambientes de trabalho com mobiliário italiano de sistema, construído para dez anos de uso diário. Envie-nos a planta, o número de colaboradores e a distribuição dos dias de escritório – respondemos com um plano de zonas que parte do silêncio.
Inspirações
Perguntas Frequentes
Quantos metros quadrados por posto de trabalho prever para que o open space tenha zonas e não só secretárias?
Entre 10 e 12 metros quadrados por posto, contando circulações, arrumação e a quota-parte das zonas comuns. A legislação sobre locais de trabalho fixa área e volume mínimos por trabalhador, mas esse mínimo refere-se ao posto em si e não deixa espaço para cabinas telefónicas, mesas de trabalho em equipa nem armários que dividam o espaço. Abaixo de 8 metros por posto, o espaço fica apertado seja qual for a qualidade do mobiliário, e cada conversa passa a ser a conversa de todos. Com regime híbrido, o número de secretárias pode reduzir-se a cerca de 70 por cento do número de colaboradores, e os metros poupados não devem voltar ao senhorio: devem ser investidos no que falta em quase todos os open spaces portugueses – pequenas salas, postos de concentração e sítios onde se possa estar de pé a falar. Verifique também que a luz natural chega aos postos de concentração; num edifício de Lisboa, os lugares junto à fachada valem mais no Inverno do que no Verão, desde que haja estores para a tarde.
Como projectar o open space para o regime híbrido, com terça e quinta cheias e segunda e sexta vazias?
Planeando para os dias cheios e decorando para os dias vazios. À terça, quarta e quinta, o open space tem de acolher toda a gente sem que ninguém fique de pé; à segunda e à sexta, o mesmo espaço não pode parecer um pavilhão abandonado. A solução são as vizinhanças: grupos mais pequenos de postos com cacifos próprios e um ponto de encontro próprio, onde a equipa se junta quando está no escritório, para que os lugares vazios se distribuam em vez de se concentrarem num canto morto. O sistema de reservas deve favorecer que os colegas se sentem juntos, não dificultá-lo. O equipamento de cada secretária – ecrã, base de ligação, carregamento – tem de ser igual em todo o piso, para que ninguém ande à procura do melhor lugar. Os cacifos pessoais na vizinhança fazem de uma secretária partilhada um lugar a que se vem de casa sem sensação de provisório. E como o regime híbrido se acorda por escrito, vale a pena fixar os dias de escritório das equipas de modo a distribuir a ocupação pela semana, em vez de a concentrar ao meio.
Como conseguir silêncio no open space sem um regulamento que ninguém faz cumprir?
Deixando que seja o espaço a fazer o trabalho. As regras sobre falar baixo e atender o telemóvel lá fora duram algumas semanas e desaparecem, porque ninguém quer chamar a atenção ao colega da secretária ao lado. O espaço tem de tornar o comportamento certo o mais fácil: uma cabina telefónica a vinte passos torna mais simples ir até lá do que ficar sentado; uma mesa de conversa na margem da zona torna natural levantar-se quando a conversa passa dos dois minutos; os postos de concentração, os mais afastados das circulações e do café, são protegidos pela distância e pelos armários, não por avisos. Juntem-se superfícies macias onde se fala e um tecto que não devolva o som. Quando o espaço está certo, o silêncio aparece sozinho, e os poucos que ainda falam alto são ouvidos por todos os outros – o que, em Portugal, funciona melhor do que qualquer regulamento.
Que papel têm os armários num open space para além de guardar coisas?
São a divisória mais importante do open space e escolhem-se demasiadas vezes em último lugar. Estantes e armários à altura da anca, ou pouco acima, dividem o pavimento em zonas sem cortar a luz, interrompem a propagação livre do som pelo espaço e dão a cada equipa uma margem a que se encostar. Bem colocados, funcionam ao mesmo tempo como fronteira entre a circulação e o posto, para que ninguém tenha gente a passar nas costas. Num open space com secretárias partilhadas, os cacifos assumem a função que a secretária própria tinha: o lugar do casaco, da mala e dos papéis, que torna o hot desking suportável. Escolhidos com costas absorventes e a altura adequada à necessidade de silêncio da zona, resolvem três problemas de uma vez. Escolhidos como armários avulsos encostados à parede, não resolvem nenhum. Convém ainda escolher arrumação que se possa deslocar e reconfigurar: um open space redesenha-se de três em três anos, e a arrumação que acompanha a mudança é poupança real.
Como planear a luz e a protecção solar num edifício com fachada envidraçada em Lisboa ou no Porto?
Como um capítulo próprio do projecto, não como uma linha na especialidade de electricidade. A fachada envidraçada dá dois problemas opostos no tempo: no Verão, excesso de sol e de calor junto à janela, com os postos da fachada vazios entre as onze e as dezasseis; no Inverno, sol baixo que se reflecte nos ecrãs e tardes curtas a partir das dezassete. Estores exteriores ou interiores de elevada reflexão, controlados por zona, salvam os postos da fachada no Verão. No Inverno, a iluminação tem de funcionar em camadas: geral sem encandear, de trabalho regulável em cada posto, mais quente nas zonas sociais para dar profundidade. Os ecrãs colocam-se perpendiculares às janelas. Os postos de concentração ficam junto à fachada, onde há luz natural; as salas e as funções de apoio ficam no interior. O plano de luz testa-se numa tarde de Dezembro e numa tarde de Julho, não no dia da visita em Abril.
O que significa o ar seco do ar condicionado para a escolha do mobiliário?
Mais do que o catálogo conta. Nos edifícios de escritórios portugueses, o ar condicionado a trabalhar de Maio a Outubro e o aquecimento no Inverno fazem oscilar a humidade relativa entre extremos em que a madeira maciça encolhe, o folheado mal suportado trabalha e as juntas coladas são postas à prova. Um móvel que não foi construído para esse ciclo mostra-o em poucos anos: juntas abertas, portas empenadas, orlas a descolar. Na compra, isso traduz-se em três exigências: construções com folheado dos dois lados do painel e materiais de núcleo estáveis, ensaios e classes de emissão documentados por escrito pelo fabricante antes da encomenda, e uma garantia que cubra o comportamento da construção num edifício climatizado e não apenas os defeitos de fabrico. Os fabricantes italianos de gama alta fornecem Portugal há décadas; a diferença para a importação barata não se vê no primeiro ano – vê-se no quinto, em cada secretária.
Como planear um open space em cinco passos: das formas de trabalho à zona-piloto
Para gestores de instalações, arquitectos, técnicos de segurança e representantes dos trabalhadores que vão criar ou reorganizar um open space. Cinco passos que põem o silêncio em primeiro lugar e as secretárias em último, e que envolvem as pessoas desde a primeira reunião e não na vistoria final.
Mapeie as formas de trabalho por equipa, não o número de secretárias
Peça a cada equipa que descreva uma semana típica em horas: trabalho concentrado, telefone e videoconferências, trabalho em conjunto em frente a um ecrã, pequenos acertos, contacto com clientes. Some por zona, não por departamento. Esse mapa – não o organograma nem os metros quadrados – decide quantos postos de concentração, mesas de equipa, cabinas telefónicas e pequenas salas o open space precisa. Uma planta que começa pelo número de secretárias optimiza a ocupação; uma que começa pelas formas de trabalho optimiza o trabalho. Envolva o técnico de segurança e os representantes dos trabalhadores já nesta reunião: poupa uma ronda depois e torna a solução de todos.
Desenhe as zonas pela circulação, pelo som e pela luz antes de alguém desenhar mobiliário
Marque primeiro as fontes de ruído fixas: entrada, copa, impressoras, portas das salas, vestiário. As zonas de concentração ficam o mais longe possível delas e o mais perto da fachada, onde há luz natural; as zonas de trabalho em conjunto perto das zonas comuns; as circulações passam de modo a que nenhum posto tenha gente nas costas. Introduza pequenas salas fechadas – cabinas telefónicas, salas de duas pessoas – para que nenhum posto fique a mais de vinte passos de uma delas. Ponha os ecrãs perpendiculares às janelas e, com fachada envidraçada, planeie a protecção solar para o Verão. Este desenho é o verdadeiro projecto do open space; o mobiliário é apenas a sua execução.
Construa as fronteiras das zonas com armários e superfícies macias
Escolha os armários como divisórias: estantes e cacifos à altura que a zona exige, com costas absorventes, colocados entre a circulação e o posto e entre zonas. Ponha superfícies absorventes onde se fala – nas mesas de equipa, junto ao café, ao longo das circulações – e não apenas no tecto sobre os postos de concentração, onde raramente se fala. Um pavimento absorvente nas circulações abafa os passos. Exija coeficientes de absorção documentados para tudo o que é vendido como acústico e dê prioridade às superfícies mais próximas da boca e não às mais distantes: um painel junto à mesa de equipa rende mais do que três no tecto sobre lugares silenciosos.
Uniformize o posto e torne a secretária partilhada suportável
Defina um único padrão de secretária, cadeira, ecrã, base de ligação e carregamento, igual em todo o piso, para que ninguém procure o melhor lugar e a técnica se mantenha como um só sistema. A secretária regulável em altura é um dado adquirido; gaste o orçamento na cadeira que tem de aguentar o dia inteiro e na passagem de cabos que sobe e desce com o tampo. Dê a cada vizinhança cacifos pessoais e um pequeno ponto de encontro, para que a equipa se junte quando está no escritório e os lugares vazios se espalhem nos dias calmos. O sistema de reservas deve favorecer que os colegas se sentem juntos, não o contrário.
Monte uma zona-piloto e deixe os utilizadores decidir o resto
Equipe uma zona completa para uma equipa durante quatro a seis semanas: postos, armários, painéis, cabina telefónica, mesa de equipa. Meça depois duas coisas: o silêncio sentido, num inquérito curto e anónimo, e as alterações reais feitas pela equipa – armários deslocados, cadeiras afastadas, cabinas que ninguém usa. Corrija o plano com base nessas observações antes de o repetir em todo o piso. Uma zona-piloto custa um canto do open space; um erro copiado por três pisos custa uma remodelação e um ano de descontentamento que nenhum jantar de equipa compensa.