Salas de reuniões e boardroom: onde se recebe e se decide

Mais pequenas do que grandes. A maior parte dos escritórios portugueses tem uma sala representativa para doze e duas salas pequenas, quando devia ser ao contrário: para 60 pessoas, a experiência aponta para quatro a seis salas de duas a quatro pessoas, duas salas de seis a oito e uma sala de doze a catorze que sirva também de sala de administração. O regime híbrido aumenta ainda mais a procura de salas pequenas, porque as videoconferências saem da secretária para trás de uma porta. Antes de desenhar, conte as reuniões durante um mês: participantes na sala, participantes no ecrã, duração e se a sala era grande ou pequena de mais. Os números surpreendem quase sempre no sentido de salas mais pequenas e reuniões mais curtas do que se supunha – e dão uma base melhor do que o número de salas do escritório anterior.

Pela câmara, não pelo catálogo. Numa sala com o ecrã na parede mais curta, a câmara vê uma cunha da sala, e os participantes fora dessa cunha ou de costas desaparecem para quem está em casa. Uma mesa rectangular comprida para doze funciona mal em reuniões híbridas; uma mesa que estreita em direcção ao ecrã, ou uma mesa atravessada com o ecrã na parede comprida, dá a todos um rosto no enquadramento. A dimensão da mesa determina-se pelo número real de participantes, não pelo máximo: uma mesa para oito numa sala onde se sentam cinco dá uma reunião em que as pessoas se vêem. A borda da mesa tem ainda de manter distância à parede, para que se possa passar por trás de um participante sentado sem lhe pedir que se chegue. Parece óbvio e falha em duas de cada três salas de reuniões portuguesas.

Reserva, conforto e técnica que não falhe diante dos administradores não executivos e do revisor de contas. As reuniões do conselho de administração nas empresas portuguesas duram habitualmente três a cinco horas, muitas vezes com o revisor e com membros externos à mesa, e as cadeiras têm de ser escolhidas para essa duração: estofadas, com assento regulável em altura e um encosto que não obrigue a estar em sentido. A mesa tem de ter passagem de cabos escondida e tomada em cada lugar, para que portáteis e tablets não disputem a ficha. A acústica tem de garantir que o que se diz sobre estratégia, aquisições ou administração não se acompanha do corredor, o que exige atenuação documentada em paredes e porta, e não apenas um tecto acústico. Por fim, a sala tem de servir para outra coisa entre reuniões, porque uma sala do conselho vazia 340 dias por ano é um metro caro em qualquer cidade portuguesa.

Tratando pelo menos duas das quatro paredes e o tecto com material absorvente e colocando um pavimento que não devolva o som. As paredes de vidro são duras e paralelas, e uma sala com vidro de dois lados e gesso dos outros dois tem uma reverberação que torna as videoconferências cansativas e as reuniões longas esgotantes. Painéis absorventes nas duas paredes de gesso, um tecto acústico com valores documentados e alcatifa ou um pavimento têxtil resolvem a maior parte; cadeiras estofadas e um tampo que não seja de vidro resolvem o resto. A reserva é outra questão: depende da estanquidade da parede de vidro e da porta, que tem de ser especificada e documentada na compra. Uma sala pode ter boa acústica por dentro e deixar passar cada palavra para o corredor, e vice-versa. As duas coisas planeiam-se, e nenhuma se salva com uma alcatifa posta depois.

O ecrã à altura dos olhos dos participantes sentados, na parede que dá à câmara a visão mais ampla da mesa, com a câmara imediatamente abaixo ou acima do centro do ecrã, para que quem olha para o ecrã olhe também para a câmara. O erro mais frequente é o ecrã demasiado alto, porque foi montado depois da mesa: os participantes olham para cima e parecem ausentes para quem está em casa. O segundo é a janela em fundo, que num dia de sol transforma toda a gente na sala em silhuetas – em Portugal, quase todos os dias. A mesa dispõe-se de modo a que ninguém fique de costas para a câmara, e o microfone e a coluna ficam por cima da mesa ou sobre ela, não no ecrã, em salas com mais de cinco metros. Um ecrã pequeno ao lado do grande, com a lista de participantes, torna a reunião mais justa para quem se liga de Faro. Tudo isto se planeia no desenho, porque mudar um ecrã depois de os cabos estarem passados é caro.

Pode e deve, se o escritório estiver numa cidade onde o metro quadrado tem preço. Uma sala para doze a catorze pode ser equipada com uma mesa modular que se divide em duas ou três, cadeiras leves empilháveis e um ecrã e um quadro que funcionam em qualquer disposição. Assim, a sala serve para workshops, apresentações a clientes e reuniões gerais quando a administração não se reúne. A condição é que a mudança seja feita por uma pessoa em menos de dez minutos e que a sala fique depois com ar de sala de administração e não de sala de aulas arrumada. Isso exige que mesa e cadeiras tenham sido escolhidas desde o início para os dois papéis, e que a arrumação das cadeiras e dos módulos a mais esteja desenhada na sala ou ao lado. Sem essa arrumação, a flexibilidade transforma-se em desordem num trimestre.