Há uma linha que não aparece em nenhum orçamento de mobiliário de escritório e que, no fim, decide o que ele custou: quantas vezes o vamos comprar. Uma secretária mais barata que dura menos do que o prazo em que a queremos usar é uma secretária que se compra duas vezes, e a segunda compra não estava em lado nenhum quando se assinou a primeira. Colocámos no nosso site uma página que faz essa conta antes da assinatura. Chama-se Custo total de propriedade (TCO), compara dois produtos reais do nosso catálogo ao longo dos anos que escolher e mostra, sem rodeios, qual dos dois fica mais barato à empresa quando os anos são contados.
A coluna que nenhum orçamento mostra
Um orçamento tem uma data e um preço; a utilização tem uma duração. Se o horizonte em que precisa das secretárias é maior do que a vida útil que o fabricante declara, a página conta uma substituição, e depois outra, até cobrir o prazo inteiro. É essa a coluna das substituições, e é dela que a maior parte dos veredictos sai. Um produto que parece mais caro no dia da compra pode nunca precisar de ser substituído dentro do prazo; um produto mais barato pode ter de o ser mais do que uma vez. A diferença entre os dois não é uma opinião sobre qualidade: é aritmética sobre datas, feita com os dados que cada fabricante declara para o seu produto.
Como a página faz a conta
Pede pouco e nada de confidencial. A categoria e a marca, entre os fabricantes italianos que representamos. Os dois produtos: o de referência, normalmente o do orçamento mais baixo ou o que tinha em mente, e o produto a avaliar. A quantidade por produto, porque cinco secretárias e cinquenta não fazem a mesma conta. Os colaboradores envolvidos e o setor, porque uma parte do resultado diz respeito às pessoas que trabalham naquele posto e não ao móvel. Por fim, o horizonte em anos. O resto vem do catálogo: a vida útil estimada, a garantia e a manutenção são dados declarados pelo fabricante, os mesmos que encontra no Passaporte do produto, descarregável em PDF na ficha de cada artigo. Se mudar um campo, a conta refaz-se; foi feita para ser usada várias vezes, não uma.
Ler o resultado sem saltar linhas
A primeira linha é o custo adicional: quanto o produto avaliado custa a mais, ou a menos, do que o de referência ao longo de todo o horizonte, contando compra, substituições e manutenção. A segunda são os benefícios adicionais, separados por categoria: produtividade, bem-estar, prestígio, certificações, personalização, absentismo. Seguem-se dois números que costumam encerrar a reunião: o retorno sobre o sobrecusto e o ponto de equilíbrio desse sobrecusto, em meses, ou a palavra «imediato» quando o produto avaliado não custa mais depois de contados os anos. No fundo, o veredicto em duas palavras, vantagem líquida ou desvantagem líquida, e uma indicação explícita quando a diferença de preço não é recuperada no prazo escolhido: não recuperado no horizonte.
Factos de um lado, estimativas do outro
O custo é um facto: compra, substituições e manutenção resultam de dados declarados e não se discutem. Os benefícios são outra coisa, e a página trata-os como tal: são estimativas, ficam identificadas como estimativas e cada uma tem a sua fonte ao lado. Os três quadros no topo da página apoiam-se em números publicados, não na nossa opinião: o custo do trabalho médio medido pelo Eurostat, o levantamento da EU-OSHA de 2019 segundo o qual 58 % dos trabalhadores da UE relatam lesões musculoesqueléticas, e um grande inquérito internacional sobre o que as pessoas pensam dos escritórios onde trabalham. Pode aceitar estas hipóteses, reduzi-las ou ignorá-las. O que a página nunca fará é somar um facto a uma estimativa num único número: o custo certo sustenta-se sozinho, e é lido sozinho.
Do ecrã ao caderno de encargos
Para o gabinete de arquitetura ou de design de interiores que especifica, a página acrescenta ao caderno de encargos o argumento que o desenho não transporta: a duração. Quando alguém propõe substituir o produto especificado por um mais barato, a comparação entre ambos ao longo do contrato transforma uma conversa de gosto numa conversa de números, na unidade de quem paga. Para a empresa que compra diretamente, o resultado entra no pedido de orçamento: diga-nos o que comparou e a quantos anos, e a nossa proposta parte daí, em vez de começar do zero. Nos projetos internacionais de mobiliário de escritório e contract feitos em Itália, é frequentemente esta linha das substituições que decide entre duas equipas de compras com opiniões opostas.
Quando voltar a fazer a conta
Três momentos. Antes de assinar, quando o orçamento mais baixo ainda pode ser posto à prova dos anos. Quando o prazo muda, porque muitas empresas descobrem que a dúvida real não era qual secretária, mas durante quantos anos a queriam; passar de três para dez anos altera com frequência o veredicto. E mais tarde, quando o escritório muda, com o registo real de como envelheceu a primeira compra. Uma secretária que se compra uma vez só não aparece em nenhum orçamento como poupança; aparece, anos depois, como a linha de substituições que ficou vazia. É essa linha que a página lhe mostra antes de assinar.
Respostas rápidas
De onde vêm os dados dos produtos usados na página? Do registo de cada produto no nosso catálogo: vida útil estimada, garantia e manutenção declaradas pelo fabricante, as mesmas que constam do Passaporte do produto na ficha do artigo. O utilizador introduz apenas quantidade, colaboradores envolvidos, setor e horizonte em anos.
O que conta a linha das substituições? O número de vezes que cada produto teria de ser comprado de novo para cobrir o horizonte escolhido, com base na vida útil declarada. Se o prazo é maior do que a vida útil, a nova compra entra no custo adicional; é a linha que mais vezes inverte o resultado.
Os benefícios entram no custo total? Não. O custo adicional, ou seja compra, substituições e manutenção, é o primeiro resultado e fica isolado. Os benefícios são estimativas com fonte declarada e aparecem num painel separado. Nunca são fundidos num único número, para que a comparação de custos se possa verificar.
A página pode dar razão ao orçamento mais baixo? Pode, e acontece. Com horizontes curtos, poucos postos ou vantagens sobretudo estéticas, o veredicto pode ser uma desvantagem líquida para o produto mais caro. A página foi feita para tornar duas escolhas comparáveis, não para justificar a mais cara.