Quanto espaço fica entre a sua secretária e a do colega do lado? Em Portugal, um regulamento de 1986 fixou-lhe um mínimo: oitenta centímetros. A 27 de outubro a ORGATEC abre em Colónia com um lema que olha para a maneira como as pessoas se relacionam no trabalho, «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world».
O número está no Regulamento Geral de Higiene e Segurança do Trabalho nos Estabelecimentos Comerciais, de Escritório e Serviços, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 243/86, de 20 de agosto. O preâmbulo apresenta-o como uma sistematização de normas feita em Portugal, neste domínio, pela primeira vez, e diz que adapta os princípios da Convenção n.º 120 da Organização Internacional do Trabalho sobre higiene e segurança no comércio e nos escritórios. O artigo 4.º, intitulado «Espaço unitário do trabalho», parte de um princípio: todo o trabalhador deve dispor de um espaço suficiente e livre de qualquer obstáculo «para poder realizar o trabalho sem risco para a sua saúde e segurança». Seguem-se os números. A área útil por trabalhador, excluindo a ocupada pelo posto de trabalho fixo, não deve ser inferior a 2 m², e o espaço entre postos de trabalho não deve ser inferior a 80 cm.
O texto justifica estas medidas com a saúde e a segurança de quem trabalha. Eu leio nelas mais uma coisa: a distância entre duas mesas é também a distância a que duas pessoas se vão falar. O lema de Colónia descreve um percurso que vai das salas até às relações; e a relação, para mim, já está dentro da sala, desenhada na planta, antes de alguém se sentar.
Os metros da planta também contam conversas
Em Managing the Flow of Technology (MIT Press, 1977), Thomas J. Allen pôs num gráfico a probabilidade de duas pessoas comunicarem todas as semanas em função da distância entre os seus lugares. O material vinha das organizações de investigação e desenvolvimento onde estudava a circulação da informação técnica. A descida, admite, provavelmente não espanta ninguém; o que o surpreende é o ritmo real a que acontece. Em 2007, em The Organization and Architecture of Innovation, assinado com Günter Henn, um gráfico volta a mostrar a probabilidade de comunicação a cair à medida que a distância cresce.
Lidos dentro desse perímetro, oferecem a quem desenha um escritório uma pergunta útil. O regulamento de 1986 fixou os oitenta centímetros entre dois postos; tudo o que vem depois deles é uma decisão sobre quem se vai cruzar com quem.
Daí um gesto prático. Antes de escolher o mobiliário coworking, eu marcaria na planta as pessoas que precisam de trocar informação todas as semanas e só depois mediria o espaço disponível.
À mesa, o lugar anuncia o tipo de conversa
Em 1965, a revista Sociometry publicou um estudo de Robert Sommer intitulado Further Studies of Small Group Ecology. Sommer começou por observar pares de estudantes em dois lugares de regras opostas: uma cantina, onde a conversa era encorajada, e uma biblioteca, onde era desencorajada. Na primeira sentavam-se frente a frente; na segunda, longe um do outro.
Numa segunda parte, com questionários, perguntou onde cada um preferia sentar-se consoante o que havia a fazer em conjunto. Para uma conversa descontraída, a preferência ia para o canto da mesa. Quem cooperava queria ficar lado a lado, quem trabalhava cada um por si procurava lugares distantes, e quem competia preferia o lugar em frente. Sommer discute ainda o papel do contacto visual na forma como estes pequenos grupos se arrumam.
São preferências declaradas num questionário, e não resultados de reuniões. Servem para mudar a maneira de olhar para as mesas de reunião: numa planta de sala, vale a pena assinalar a lápis os lugares de canto e os lugares lado a lado; os que sobram, frente a frente, são os que os questionários de Sommer associam à competição. Se uma equipa tem de trabalhar sobre os mesmos papéis, uma mesa que só oferece lugares frente a frente contraria a preferência que os questionários de Sommer registam para quem coopera.
Diante da secretária, a cadeira do visitante já tem um registo
Em The Hidden Dimension (1966), Edward T. Hall dá nome e medida às distâncias entre as pessoas. A fase afastada daquilo a que chama distância social vai, segundo Hall, de sete a doze pés, entre 2,1 e 3,7 metros, e as conversas de negócios e sociais conduzidas nesse extremo têm, observa ele, um carácter mais formal do que na fase próxima. Hall acrescenta que as secretárias das pessoas importantes são grandes o bastante para manter os visitantes nessa fase afastada e que, mesmo num gabinete com secretárias de dimensão corrente, a cadeira em frente fica a oito ou nove pés de quem se senta atrás da secretária: entre 2,4 e 2,7 metros.
Há duas semanas escrevi sobre o gabinete de quem decide. Desta vez interessa-me o outro lado do tampo, o de quem entra. Um tampo fundo guarda a formalidade, e há reuniões em que a formalidade é bem-vinda: uma assinatura, uma apresentação de contas. Quando o encontro pede o contrário, serve no gabinete uma pequena mesa onde o visitante e quem o recebe se possam sentar de canto.
Quatro medidas para ler uma planta antes de encomendar
80 cm. O mínimo que o Decreto-Lei n.º 243/86 (artigo 4.º) fixou entre dois postos de trabalho, com uma área útil não inferior a 2 m² por trabalhador, excluindo a do posto fixo.
2,4 a 2,7 metros. Onde fica a cadeira do visitante diante de uma secretária de dimensão corrente, contados a partir de quem se senta atrás; segundo Hall (1966), a fase afastada da distância social, de carácter mais formal.
Um canto de mesa. O lugar preferido para uma conversa descontraída nos questionários de Sommer (1965); lado a lado para cooperar, em frente para competir.
Mais distância entre secretárias. Nas organizações de investigação e desenvolvimento estudadas por Allen (1977), a probabilidade de comunicação semanal desce, a um ritmo que o próprio Allen considera surpreendente.
Em Colónia vou olhar para o espaço entre os móveis
A ORGATEC promete mostrar, de 27 a 30 de outubro, como espaços puramente funcionais se podem tornar lugares de ligação genuína. Nos pavilhões vou olhar primeiro para o que fica entre as peças: para onde se viram as cadeiras e quem acaba sentado de frente para quem. Um escritório em Lisboa ou no Porto pode fazer-se as mesmas perguntas antes de encomendar a primeira mesa. Escolher distâncias e lugares a pensar na conversa que se quer ter dá a cada encontro mais hipóteses de começar no tom pretendido, sem que ninguém o tenha de corrigir a meio.
O regulamento de 1986 pediu oitenta centímetros para que ninguém trabalhasse apertado. O resto da planta é uma escolha sobre as conversas que ela vai acolher.
Respostas rápidas
Quando e onde se realiza a ORGATEC 2026? Em Colónia, de 27 a 30 de outubro de 2026, com o lema «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world».
Que espaço entre postos de trabalho fixou a lei portuguesa para os escritórios? O Regulamento Geral de Higiene e Segurança do Trabalho nos Estabelecimentos Comerciais, de Escritório e Serviços, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 243/86, de 20 de agosto, fixou no artigo 4.º que o espaço entre postos de trabalho não deve ser inferior a 80 cm e que a área útil por trabalhador, excluindo a do posto fixo, não deve ser inferior a 2 m².
A que distância fica o visitante diante de uma secretária, segundo Edward T. Hall? Em The Hidden Dimension (1966), Hall escreve que, mesmo com secretárias de dimensão corrente, a cadeira em frente fica a oito ou nove pés, entre 2,4 e 2,7 metros, de quem se senta atrás da secretária. É a fase afastada da distância social, onde, segundo Hall, a conversa tem um carácter mais formal.
Como preferem as pessoas sentar-se à volta de uma mesa, segundo Robert Sommer? No estudo publicado na Sociometry em 1965, os questionários indicam que quem conversa de modo descontraído prefere o canto, quem coopera o lado a lado e quem compete o lugar em frente. São preferências declaradas, não resultados medidos em reuniões.
Estar mais longe de um colega muda a probabilidade de falarmos com ele todas as semanas? Nas organizações de investigação e desenvolvimento estudadas por Thomas J. Allen (Managing the Flow of Technology, 1977), a probabilidade de duas pessoas comunicarem todas as semanas desce com a distância, a um ritmo que o próprio Allen considera surpreendente.